RSVP: entenda porque ele é tão importante

Antes de por a mão na massa para realizar o seu evento, existem algumas decisões importantes a serem tomadas. Pensar na melhor data, qual será o tema da comemoração, o local que melhor se adequa, decoração ou cenografia, qual será o cardápio, as bebidas,…. Mas nada disso adianta se ninguém aparecer no dia.

É aqui que o RSVP entra: usado para solicitar a confirmação da presença ou declínio em um evento, também significa um conjunto de ações de comunicação que permite uma troca de informações entre os convidados e a organização do evento, necessárias para a correta execução do evento.

Durante o processo do RSVP, você tem a oportunidade de saber se os convidados estão interessados ou não em comparecer e organizar melhor o envio dos convites, para evitar a superlotação ou a inconveniência de convidar alguém em cima da hora.

Além disso, você pode também aproveitar para levantar informações que você possa precisar, como intolerância alimentar (para adequar o buffet), se pretende ir de carro ou taxi (para decidir a quantidade de manobristas ou tamanho do estacionamento), o número do calçado (para oferecer sandalinhas), etc.

Outro ponto importante é que sempre existem imprevistos. É praticamente impossível prever, com precisão matemática, o número de pessoas presentes no evento.

Sendo assim, é preciso ter flexibilidade para determinar a quantidade de presentes em cada evento (lembre-se que cada evento é um evento diferente). Apenas para exemplificar, este número pode variar de 60% a 110% dos confirmados! Ficou mais claro porque o contato do RSVP é fundamental para lhe ajudar a calcular melhor todos os serviços que irá oferecer? Se tiver alguma dúvida sobre como fazer os cálculos ou sobre a antecedência necessária para enviar os convites, não hesite e contate uma empresa especializada

About Ioanna

É relações públicas, formada pela faculdade Alcântara Machado. Atuou durante 16 anos junto à presidência de uma grande empresa multinacional, onde adquiriu uma ampla vivência na área de Planejamento, Organização e Produção de eventos empresariais e sociais. É especialista em cerimonial e protocolo e proprietária da Item Eventos. É fã incondicional de Volley, esporte que praticou por mais de 20 anos e até hoje torce fervorosamente. Adora viajar e conhecer novas culturas.

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