Gestão de convidados x Sucesso do evento: qual o segredo?

A arte de gerenciar convidados

Você sabe qual o segredo para surpreender os convidados de seu evento?

Lembre-se que evento não é um fim, é um meio. É uma ferramenta de marketing utilizada para alcançar um determinado objetivo. Sabe-se que entre todos os elementos considerados importantes, a escolha do público certo é o de maior relevância.

Pensando nisso, organizamos uma lista com os principais cuidados que devem ser tomados para garantir a boa gestão dos seus convidados em cada fase do desenvolvimento de um evento.

Público Alvo:

Comece definindo o público alvo e depois escolha a dedo seus convidados. Um dos principais pontos para garantir o sucesso do seu evento é o contato que surge entre os convidados. Por isso, quanto mais especializado e restrito o seu público alvo for, maiores serão as chances do envolvimento entre as pessoas, o que traz uma boa repercussão para o evento.

A definição bem feita do público alvo traz ainda mais um benefício: a economia de recursos! Utilizando as ferramentas corretas de segmentação que existem dentro dos canais de comunicação, é possível atingir diretamente o público de interesse. Além de aumentar sua relevância, faz o seu evento ser notado por quem realmente se interessa pelo assunto.

Planejamento:

Tudo se inicia com a definição dos objetivos que se quer atingir com o evento. Na sequencia, é preciso definir que tipo de evento se adequa melhor ao público alvo e ao que se quer comunicar. No dia-a-dia, será este planejamento que facilitará a resolução de todas as questões e compromissos, além de influenciar diretamente no resultado final do evento.

Metas e objetivos bem definidos ajudam também no desenvolvimento da comunicação com quem você quer que participe do seu evento, de forma a deixá-los convencidos de que eles encontrarão novidades sobre o tema no seu evento.

Convite:

Toda a divulgação do evento, seja post em redes sociais, envio de save-the-date, convite físico ou eletrônico, reminder, etc, deve ser clara e objetiva, contendo as informações necessárias para que o convidado compareça ao evento.

A comunicação deve ser atrativa, que desperte a curiosidade do convidado em conhecer melhor a proposta do que será apresentado no evento.

RSVP (Répondez S’il Vous Plaît):

Esta é a sigla usada para solicitar a confirmação da presença ou declínio em um evento. Também significa um conjunto de ações de comunicação que permite uma troca fiel de informações entre os convidados e a organização, necessárias para a correta execução do evento.

Ao optar por realizar com um sistema automático (via web), você poderá ganhar em custo, mas perderá em qualidade. Dificilmente você conseguirá algum feedback dos convidados nessa etapa.

Agora, se optar em realizar o RSVP por um contato telefônico, você deve se lembrar de que este poderá ser o primeiro contato entre o convidado e sua empresa. Portanto, procure por profissionais com experiência, que saibam lidar com diversos tipos de público (afinal, nunca sabemos com quem estamos falando do outro lado da linha telefônica).

A interface Evento-Convidado serve para aumentar a confiança e criar vínculos, diminuindo as chances de desistência por questões menores.

Cadastramento ou inscrição:

Deve ser objetivo e prático, sem o preenchimento de extensos cadastros. Se o acesso for através da compra de convites, a interface de venda precisa ser confiável e com Certificado de Segurança.

Tenha sempre um sistema de fácil acesso à disposição de seus convidados (Whatsapp, Messenger, chat on-line, etc.). Se for oferecer um telefone, melhor que seja uma ligação local para o convidado.

Uma dúvida simples, resolvida de imediato, pode fazer a diferença entre o convidado participar ou não do seu evento.

Recepção:

Este é o primeiro contato que o convidado terá no dia do evento, por isso ela deve estar organizada, ser eficiente e ágil.  Deve passar a sensação de boas-vindas e que estamos contentes com a presença de cada um dos convidados.

Se for utilizar tecnologia, vale tomar cuidado com os possíveis problemas que possam ocasionar a formação de filas, como mau funcionamento do equipamento, falta de familiaridade dos convidados, rede de comunicação instável, etc.

Lembre-se que identificar os convidados durante o evento, com um crachá, por exemplo, auxilia no seu reconhecimento pelos demais participantes, algo fundamental quando falamos em Network.

Garantir que a primeira impressão seja boa, abre os caminhos para que o convidado se sinta à vontade para participar do evento de forma plena. NÃO ECONOMIZE!

Fornecedores:

Todos os participantes do evento precisam atender à expectativa da organização e às necessidades dos convidados. Todos devem estar preparados para os imprevistos que possam acontecer. Trabalhar com empresas de confiança e com boas referências é importantíssimo!

Lembre-se que os participantes do seu evento poderão ter contato direto com alguns fornecedores (garçons, equipe de segurança, limpeza,…) e as atitudes deles, sejam boas ou ruins, impactam diretamente no seu evento.

Fechamento:

Se os objetivos do evento foram definidos de forma clara no planejamento, a finalização do evento fica prática. Isso deixa o convidado com a sensação de realização. A intenção é que ele tenha vontade de mais, de saber mais informações sobre o que foi apresentado ou sobre uma próxima edição, além de ser uma grande oportunidade para novos negócios.

Este interesse fideliza o convidado que faz parte do seu público alvo e o torna um formador de opiniões positivas.

Feedback:

É muito importante ouvir o que o convidado tem a dizer. Muito do que pode ser melhorado vem das percepções de quem esteve presente no evento. Não importa o formato em que o feedback seja feito, o importante é que ele seja objetivo, contendo as informações estritamente necessárias para que não tome muito o tempo de seu convidado.

O segredo é empenho, dedicação e muito trabalho!

Um planejamento bem feito garante a boa organização para que o trabalho durante o evento seja apenas o de administrar percalços, sem que os convidados percebam qualquer problema. Isso demonstra a capacidade de gestão de todas as diferentes interfaces envolvidas na realização de um evento. Quanto mais fortalecidas forem as ligações entre todos os participantes, maiores serão os retornos positivos.

Independente do objetivo do seu evento, o motivo dele existir é apenas um: o convidado! Ou melhor: é garantir que o convidado fique envolvido com o que foi oferecido, querendo mais! Mais informações, mais edições, mais produtos, mais serviços. E, como consequência, você terá mais negócios.


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About Ioanna

É relações públicas, formada pela faculdade Alcântara Machado. Atuou durante 16 anos junto à presidência de uma grande empresa multinacional, onde adquiriu uma ampla vivência na área de Planejamento, Organização e Produção de eventos empresariais e sociais. É especialista em cerimonial e protocolo e proprietária da Item Eventos. É fã incondicional de Volley, esporte que praticou por mais de 20 anos e até hoje torce fervorosamente. Adora viajar e conhecer novas culturas.

7 thoughts on “Gestão de convidados x Sucesso do evento: qual o segredo?

  1. Muito boa matéria. Nos dias atuais, os responsáveis por eventos dentro das empresas, têm pouca ou nenhuma informação adequada para o planejamento e execução de um evento.
    Esta é uma forma de manter um canal de informações adequado aos gerenciadores de eventos, para ajuda-los na preparação e condução para atingir o melhor resultado final.

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