Conectando seus convidados aos Eventos por e-mail

A maneira mais simples, eficaz e barata de enviar ao seu público as informações necessárias para despertar seu interesse em um evento continua sendo através de e-mails.

Esta comunicação pode se estabelecer em diferentes momentos (antes, durante ou depois do evento), e entendendo melhor a importância de cada fase, você terá mais chances de iniciar uma conversa com seus convidados e de estabelecer um relacionamento duradouro.

Mas não saia simplesmente disparando e-mails, pense a longo prazo. Um primeiro objetivo pode ser o de se conectar às pessoas interessadas e fazer com que elas participem de mais eventos. Esta é uma boa maneira de estabelecer um relacionamento mais próximo e duradouro com o público que você já conseguiu conectar e reduzir futuros investimentos com divulgação dos próximos eventos.

 

ANTES DO EVENTO

Save the Date: informe ao público que o seu evento irá acontecer. Faça isso de uma forma que desperte a curiosidade por mais informações.

Convite: envie todas as informações necessárias (local, data, objetivo, quem participa, valores e outros).

Registro ou Inscrição: faça um segundo convite com as instruções para que o convidado se inscreva no evento ou com mais informações sobre a agenda ou palestrantes.

Lembrete: envie um e-mail lembrando que o registro já está aberto para todos os convidados que demonstraram interesse e não se inscreveram até o momento.

Download: Um dia antes do evento é uma boa ideia enviar um arquivo com todas as informações do evento (algumas empresas estão desenvolvendo APPs com mapas e informações do evento e este é um ótimo momento para lembrar aos convidados de fazerem o download).

 

DURANTE

Se o evento durar vários dias, você pode encaminhar fotos, vídeos, resumos do que aconteceu ou chamadas para a programação do dia seguinte. Entretanto, se o evento for de apenas um dia, pode não ser uma boa ideia enviar e-mails durante o evento, para não tirar o foco dos participantes do conteúdo.

 

DEPOIS DO EVENTO

Resumo e obrigado: não se esqueça de agradecer aos participantes e dar-lhes algum material de interesse.

Pesquisa: um breve questionário pode fornecer informações importantes sobre os aspectos a serem corrigidos na próxima edição do evento.

Mais informações: agora que você tem as informações dos participantes, mantenha a comunicação e o interesse deles pelos assuntos que foram abordados no evento.

 

Lembre-se que o objetivo principal é prender a atenção do público interessado no seu evento, descartando aqueles que estejam por engano no seu banco de dados. Assim, você ficará conectado com o seu público de maneira mais eficiente, melhorando o engajamento deles nos seus próximos eventos.

 


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About Oduvaldo

Engenheiro, formado pela Mauá e com Pós em Administração pela FGV-SP. Sua experiência é decorrente da atuação na área comercial e logística de uma multinacional líder de mercado. Fundou a Replick, onde hoje é responsável pelas áreas de marketing, administrativa e logística. É diretor-conselheiro em duas instituições para crianças, adolescentes e jovens, uma direcionada para pessoas carentes e outra para deficientes intelectuais. Gosta de esportes, principalmente vôlei, pratica caminhadas e curte andar de bike pelas ruas da cidade de São Paulo. Tem Porto de Galinhas (PE) como a praia mais bonita do Brasil, que conheceu há 30 anos.

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